契約書によるトラブルを防ぐポイントは?

契約書のトラブルに備える

小さなミスが大きなトラブルを招く

契約書の不備によって問題を起こさないために

実際に業務を取り進めていくと、当事者が確認し合った契約書に小さなミスがあり、そこから思わぬトラブルに発展することもあります。

ここでは、トラブルやクレームの対応などについて、事前に契約書に盛り込んでおけば対処できる内容を中心に説明していきます。

まずは不備をなくすこと

基本的なことですが、契約書の文中に誤字、脱字はないように留意します。契約はその内容が大事ではありますが、数値や語句が間違っていれば、大事な契約内容が変わってしまうこともあるのです。

誤字脱字もあなどってはいけません。誤った文字によって、契約の内容を本来の意味と異なる内容でとらえられる危険性があります。注意しましょう。

署名欄も不備が起きやすい箇所の一つです。たとえば、役職や商号を書き忘れてしまうと、その契約については、会社でなく個人が交わしたものとみなされてしまいます。細かいようですが、こうした不備がないかきちんと確認をして、確実に正確な契約を結ぶようにしましょう。

訂正箇所はミスが起きやすい

トラブルの原因になりやすい訂正

契約書でミスやトラブルがおきやすい部分の一つに、訂正箇所があります。訂正は基本的に手書きで行うため、ミスも起きやすくなるのです。

また、数値については、手書きの訂正箇所は、後から改ざんされやすいということも覚えておきましょう。

「一、二、三」ではなく「壱、弐、参」と記している契約書は、こうした改ざんを防ぐための日本独自のスタイルで、複雑な漢数字を取り入れているというわけです。

訂正箇所については、捨印だけで済ますのではなく、両者の代表者等が確認したうえで進めることが望ましいでしょう。

契約書の欄外に捺印して、訂正の簡略化をする「捨印」は、改ざんされることを考えると、実は望ましくない訂正方式といえるのです。「捨印」について詳しくは、【契約書の署名・捺印なども押さえておこう】を参照してください。

クレームの対処法も記しておく

不要かな?と思うものも記したほうがベター

「契約書にわざわざ書かなくても…」と思われかもしれませんが、取引の内容によってはクレームの対処方法についても、当事者同士で取り決めて、契約書に記しておくことがベターです。

たとえば、お客からのクレームに対して、当事者のどちらがどのように対処するか、担当者や対処する順序、対応の際に負担する費用等を取り決めておくということです。

こうすることで、いざ、クレームがあった時にも素早く対処できるうえ、お互いに責任を転嫁するような行為を防ぐことにもつながります。

知財に関する知識で防衛を

権利が複雑なだけにしっかり対処を

年々、著作権、意匠権、商標権などを含む「知的財産権」に関するクレームも増えています。契約した当事者がお客や第三者に対してその権利を侵害してしまう場合もありますし、逆に第三者によって、当事者が権利を侵害される可能性もあります。

こうした知的財産についても、企業の経営者や担当者もそれなりの基礎知識を備えて、対応しておかなければなりません。できれば、弁護士などの専門家の意見を取り入れて、間違いのない対処をしておくべきです。どのケースにおいてもいえることですが、どちらの当事者のどの担当者が対応するのかなど、できるかぎりの想定をして、対応方法を契約書に盛り込んでおきましょう。

複数の目線でチェック

見落としを防ぐために、念入りにチェック!

会議契約書を確認する際は、できるだけ数多くの目(人)で確認するように心がけます。契約書のページ数が増えれば、どうしても入力ミス等が出てしまう可能性もあります。チェックの際には、複数の人でチェックをして、見落としのないように進めましょう。

また、文脈上、示している内容が意図するものと異なっていてはいけません。弁護士など第三者の視点でも契約書を確認してもらい、間違いのない内容であるよう取り進めていく必要があります。

印鑑は慌てて押さない

契約書は重要書類であることを忘れずに

契約書を相手先の企業担当者が作成してくれた場合、受け取ったらすぐに捺印をして返さなければならないような雰囲気を感じてしまう人も多いでしょう。けれども、契約書はじっくり読んで確認しなければなりません。

商談時に契約書を受け取ったとしても、その場で読んできちんと理解するのが難しければ、「持ち帰って読ませていただきます」と伝え、後日返事をしても一般的には何ら問題はありません。くれぐれも、その場の雰囲気にのまれて契約書に捺印してしまうことのないように注意しましょう。

契約書のチェックはプロに依頼

自社に不利益にならないように契約書を作成するために

弁護士当然ですが、契約書に記載される内容については、後々トラブル等が起こりにくいよう、不備がないようにしておくことが大切です。さらに、自社に有利な契約書の作成を心がけることはもちろん、契約をする相手企業にも内容についての合意をもらわなければなりません。

それでも取引を進めていくうちにトラブルが起こり、万が一裁判になった場合には、契約書は証拠として重要な意味を持ちます。契約書はトラブルを未然に防ぎ、そしてトラブルになった際には、自社の権利や責任の範囲を証明できるもの。記載内容の不備などで足元をすくわれないように、こうした契約書の作成やチェックには、法律のプロである弁護士の力を借りることをおすすめします。

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